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¿Qué es una capacitación?
¿Qué busca alcanzar una capacitación?
¿Por qué son necesarias en el sector de apoyo de oficina?
¿Qué áreas se refuerzan y mejoran con las capacitaciones?
Según un estudio latinoamericano sobre mejoramiento profesional, en Guatemala los niveles de capacitaciones, ejercicios de mejoramiento profesional y de evaluación de personal, en conjunto, representan un porcentaje aproximado de un 50% en las gestiones de las empresas que se preocupan por mejorar la calidad del trabajo de sus empleados. Este porcentaje es compartido por Nicaragua, y solamente ambos países son superados por República Dominicana que posee un porcentaje de 59% aproximadamente.
Con estos datos estadísticos solo se puede notar que en países como el guatemalteco las capacitaciones y los niveles de mejoramiento profesional poseen relevancia dentro de las dinámicas de las empresas, pues por medio de ellas es como se pretende agilizar el trabajo de los empleados, mejorar sus conocimientos, promover la mayor eficacia posible y optimizar las capacidades que intervienen en la realización de las diversas actividades. Al alcanzar una condición estable de todos estos elementos, las organizaciones garantizan el funcionamiento más insuperable de sus procesos y la calidad de información, producción y comercialización según el rubro de su origen.
¿Qué es una capacitación?
Las capacitaciones son mecanismos necesarios dentro de las dinámicas laborales de los empleados de una institución que refuerzan y mejoran las capacidades, actitudes, aptitudes, habilidades y conocimientos del personal según sus cargos y tareas dentro de la empresa. Actualmente, la capacitación es uno de los recursos más funcionales dentro del tratamiento de recurso humano ya que su efectividad, muchas veces, garantiza una formación integral para el personal y les ayuda mucho a resolver los cualquier problemática de carácter laboral con la que se encuentren a diario.
Las capacitaciones también brindan orientación sobre lo que debe hacer el trabajador, como hacerlo, cómo aprovechar el tiempo y cómo lograr un nivel más amplio de producción de sus labores. En la actualidad una de las razones más concretas por las que se está tomando en cuenta capacitar al personal de las empresas de forma regular es la aparición de las nuevas tecnologías de la información y los cambios es estructurales que estas traen consigo. El sector de apoyo de oficina es uno de los más afectados con estas modificaciones, pues ahora se les exige a los profesionales de esta área, sobre todo a los asistentes de oficina y secretarias, un amplio dominio de los usos de computadoras, programas informáticos, internet, entre otros.
Claro está que para desempeñar un rol de este tipo y con estas estimaciones dada por las organizaciones, los trabajadores ya deben poseer todos estos conocimientos por medio de su preparación académica. Sin embargo, una capacitación permanente de cualquiera de esos aspectos tecnológicos podría ser fundamental debido a que los cambios tecnológicos evolucionan cada vez más y van exigiendo nuevos conocimientos de los empleados.
¿Qué busca alcanzar una capacitación?
De manera precisa una capacitación pretende lograr:
•Evaluar y señalar cuáles son las mayores dificultades que poseen los empleados a la hora de hacer sus tareas laborales.
•Alcanzar la disminución de dichas dificultades a modo de que ya no generen problemáticas en los niveles de productividad del personal.
•Promover la perfección del desenvolvimiento del trabajador en el cargo laboral.
•Generar mayores destrezas y competitividad en los empleados.
•Brindar apoyo y refuerzo en el conocimiento de las personas, entre lo que deberían saber comparado con lo que saben. Es decir, mejorar el nivel de aprendizaje en el área en la que se desempeña para que hagan su trabajo de la manera más eficiente.
•Crear empleados más acordes a las características que requiere la organización para su buen desarrollo económico en el mercado laboral.
•Satisfacer las necesidades de las empresas en cuanto al nivel de capacidades potencializadas en los empleados.
¿Por qué son necesarias en el sector de apoyo de oficina?
El sector de apoyo de oficina es indispensable en los procesos administrativos de toda organización. Según algunas estadísticas de COMISCA para los países centroamericanos las tareas administrativas y comunicativas, llevadas a cabo solo en los ministerios de salud de los diversos países, forman parte de las estructuras de comunicación y su presencia laboral representa un 76% aproximadamente. Con este alto porcentaje extraído solo de un sector (los ministerios de salud) de las sociedades latinas se deja de manifiesto la importancia de las tareas que desarrollan los profesionales del área gracias a su amplitud.
Ante esta demanda que existe del sector apoyo de oficina es indispensable velar por la eficiencia de sus profesionales, pues sus tareas son de suma importancia para la administración de las empresas y de sus gestiones dependerá en gran medida el buen posicionamiento que estas alcancen en los mecanismos de productividad del mercado.
La razón por la cual las capacitaciones son necesarias en el área de apoyo de oficina consiste en que por medio de ellas los trabajadores del área desarrollaran aptitudes más integrales que beneficiarán y contribuirán a la estabilidad de la organización. A la vez, interesa que tanto secretarias, recepcionistas, digitadores, asistentes de oficina, mensajeros, entre otros puestos más del sector fortalezcan sus conocimientos técnicos, logísticos, humanos y dinámicos para lograr una mejor realización del cargo que ocupan.
Un último motivo por el cual la capacitación es necesaria en el área de apoyo de oficina es el entrenamiento permanente que se consigue con ella y que mejora el grado de confianza de los jefes a los que se les asiste en el trabajo. Los cargos de este sector se manejan bajo relaciones laborales de dependencia, pues de la efectividad de las tareas realizadas por el empleado dependerá también la eficacia de las funciones del jefe al que asisten. El alcanzar un buen nivel de confiabilidad en el trabajo que emprendes, acrecienta las posibilidades de ascender en la escala de labores dentro de la institución gracias a las destrezas y competitividad que se desarrolla por medio de los mecanismos de capacitación.
¿Qué áreas se refuerzan y mejoran con las capacitaciones en el sector de apoyo de oficina?
En esta área importa mucho el poner al día a los empleados sobre las actualizaciones que pude sufrir su campo laboral. Las capacitaciones para el sector de apoyo de oficina comúnmente se orientan a fortalecer los aspectos laborales relacionados a:
•Labor técnico de asistencia administrativa: redacción de documentos formales, aspectos técnicos del uso de programas informáticos, del manejo de herramientas de trabajo, de la comunicación escrita, del manejo de información y archivamiento.
•Usos correctos del lenguaje tanto oral como escrito: terminología técnica, desarrollo de expresión, usos ortográficos y gramaticales correctos.
•Fortalecimiento profesional: perfil acorde a las necesidades de la empresa, comportamiento en el lugar de trabajo, manejo de relaciones interpersonales entre compañeros, protocolo, imagen profesional coherente con la institucional, derechos y deberes fundamentales de los trabajadores de oficina.
•Desempeño administrativo: ampliando sobre las temáticas de planeación, estrategia y organización, manejo de información, control de dificultades comunes, conocimientos financieros y función del empleado.
•Aptitudes humanísticas: aportar conocimientos de cultura general, datos de actualidad internacional, desarrollo de liderazgo, buena atención al cliente, trabajo en equipo y ética profesional.
Autor: Tecoloco Guatemala
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