¿Cuáles son las funciones de un asistente administrativo en Guatemala?

June 20, 2019 08:33 by Tecoloco Guatemala

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Perfil de un asistente administrativo

Funciones de un asistente administrativo

En Guatemala, la plaza de asistentes administrativos es muy demandada por parte de diferentes sectores, por ello es importante que conozcas más sobre las principales funciones que debe desempeñar una persona en este rubro.

Existen muchas maneras de ejercer este rol, ya que esto dependerá de la naturaleza de la institución donde labores o las decisiones que los encargados de las diferentes áreas decidan tomar.

No obstante, es importante que prestes atención a los siguientes temas, aunque puedan variar, sin duda, te serán de gran ayuda al momento en que te desempeñes como un asistente administrativo.

Perfil de un asistente administrativo

Antes de conocer las principales funciones que debe desempeñar una persona en el área administrativa, se abordará el perfil que debe o debería cumplir una persona para este cargo, es importante que prestes atención, ya que, a partir de esto, puedes hacerte una idea de si eres la persona más indicada para desarrollar este cargo.

A continuación, se detallan las principales características que debe cumplir una persona, para convertirse en un excelente asistente administrativo en una institución:

•Vocación de servicio: es fundamental que tengas en cuenta que deberás tener contacto con diferentes personas y, por ende, saber manejar diferentes situaciones. Por ello, la vocación de atención al cliente es fundamental, para crear lazos profesionales con cualquier persona.

•Excelente habilidad comunicativa: Es primordial contar con capacidades de comunicación, tanto escrita como oral, para poder desenvolverte en el área. Si eres una persona con fácil comunicación y atención con las personas en general, sin duda este es tu rubro, pues es algo básico en el área y sumamente necesario, sobre todo al momento de presentar reportes o documentos ejecutivos.

•Ser una personas ordenada y estructurada: la organización es algo del día a día en este rubro. Debes tomar en consideración que un asistente administrativo está a cargo de estructurar información, archivos y trabajo para optimizar la labor de otras áreas, por eso es importante que seas una persona ordenada y coordinada, pues será de mucha ayuda para este cargo.

•Ser multifacético: la habilidad para realizar diferentes funciones es muy bien evaluada en este rubro, sobre todo porque en el día a día deberás desarrollar muchas tareas, desde responder una llamada y manejar una central telefónica, por ejemplo, hasta elaborar reportes para las jefaturas de la institución.

•Ser una persona integral: los valores son fundamentales para este cargo, pues es importante contar con una persona fiable, respetuosa y honesta que desempeñe las tareas que en la institución se requieran. Así, se valorará de una mejor manera el perfil de la persona, ya que debido al alto grado de funciones que posee esta plaza, es importante contar con alguien que demuestre garantías tanto en lo académico, profesional y personal.

A partir de lo anterior, puedes tener una idea clara sobre las características que una persona debe tener para desarrollarse en esta plaza, sin embargo, siempre es importante conocer más y profundizaren los conocimientos que se presentan.

Por ello, te invitamos a que sepas más sobre las características de un asistente administrativo en Guatemala. En el artículo citado encontrarás más información y sabrás más sobre todo lo que se necesita para ejercer este importante cargo en Guatemala.

Funciones de un asistente administrativo

•Creación de documentos ejecutivos: es importante gestionar documentos ejecutivos en una institución, el asistente administrativo es el encargado de llevar control sobre dichos documentos, organizarlos y presentarlos a las personas encargadas. En ocasiones, su tarea no solo se limita a tema organizativo, sino, también, a escribir y redactar informes que posteriormente serán editados u observados por las autoridades. Esta función es estratégica y una de las principales para un asistente administrativo en Guatemala.

•Encargado de la agenda de diferentes áreas u oficinas: administrar y gestionar las actividades no es tarea fácil, pero el asistente administrativo debe estar al día de las labores que se llevan o llevarán a cabo, ya que es la persona encargada de organizar la agenda. Esto resulta importante, por la gestión que cada una de ellas implica, debe solicitar espacio para reuniones, salones, herramientas o encargarse de diversos aspectos que son importantes al momento en que se hacen las actividades.

•Realizar procedimientos administrativos y comunicativos: debido al cargo de asistente, la persona debe tener conocimientos de procesos administrativos públicos e internos, es decir, conocer sobre tratamiento de reuniones o de actividades específicas del mundo de la administración (por ejemplo, saber los pasos a seguir para realizar algún pedido o hacer una transacción), además hay que tener claridad que el tema de la comunicación es vital, para mantener informadas a las diferentes áreas con las que, seguramente, tendrá que trabajar.

•Atención al cliente (Forma presencial, telefónica o virtual): el servicio al cliente es clave para un asistente administrativo. Es importante que sepas los procedimientos para tratar con personas, esta parte es fundamental para que un proyecto se realice o no. En Guatemala, la parte tecnológica y virtual está cambiando procesos, por ello, es importante tener en cuenta que atender a las personas no solo implica hacerlo a través de un teléfono, sino también a través de aplicaciones digitales, donde alguna vez te tocará agendar una reunión o realizar algún pedido con proveedores.

Como se mencionó antes, estas funciones y características engloban las tareas que puedes desempeñar en el área de asistencia administrativa, pero en muchos casos las actividades pueden variar según la naturaleza de la institución o el enfoque que se maneje internamente en la misma.

Lo importante es que tengas claro cuáles son las funciones básicas y los requisitos mínimos que deberías cumplir para este rubro.

Finalmente, si estás interesado en conocer más sobre este campo profesional y deseas aspirar a una plaza de trabajo, ingresa al siguiente link y sigue los pasos que en dicha plataforma se te solicitan, ya que es una ventana muy importante en Guatemala y puede ser la oportunidad que has estado esperando.

Sin duda alguna, a partir de la información que encontraste en este artículo tiene el conocimiento básico y necesario para saber cómo funciona este rubro laboral y puedes realizar los mecanismos necesarios, para adquirir una plaza laboral como asistente administrativo en Guatemala. 

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