Contenido
¿Qué programas de computación has utilizado en tus anteriores trabajos y con cuáles se siente más cómoda?
¿Tendrías algún inconveniente con atender el teléfono de la recepción, a la gente que entra a la oficina y realizar las tareas en la computadora?
¿Puedes tomar o dar un mensaje telefónico en inglés?
Describe tu proceso para llevar una agenda y organizar reuniones
¿Cuáles son tus estudios superiores? ¿Has obtenido cursos complementarios?
En Guatemala, el puesto de secretaria posee mucha importancia y es, incluso, considerado como un cargo de confianza, sobre todo cuando se realiza para una posición ejecutiva. Debido a ello, los procesos de selección suelen ser rigurosos y muy exigentes, pues se trata de contar con personal profesional y que sea capaz de resolver las exigencias que el día a día ameritan.
Además, cada vez es más usual encontrar este tipo de plazas en diferentes tipos de empresa, ya que la mayoría ha decidido invertir en contar con personas que cumplan esta función tan importante.
La entrevista laboral es uno de los filtros más importantes y seguros para el personal de recursos humanos, pues desarrollan estrategias suficientes como para determinar y seleccionar quién es la persona idónea para desempeñar un cargo específico.
Gracias a ello, se busca contratar a la persona más preparada y la entrevista laboral te da la oportunidad de poder intervenir directamente con los reclutadores y profundizar en diferentes áreas de tu perfil profesional, para disipar dudas o reforzar la buena imagen que puedan tener sobre ti y sobre tus labores en plazas de trabajo similares a las que has desempeñado.
El presente artículo pretende brindarte las herramientas, para que vayas lo más preparada o preparado posible, para tu entrevista de trabajo. Recuerda que existen aspectos generales que son importantes que tomes en cuenta ante cualquier entrevista, pero para la plaza de secretaria existen algunos cuestionamientos que son generales y que, si los conoces y los manejas a profundidad, pueden darte ventajas ante el resto de la competencia.
Guatemala es un país donde se forman muchos profesionales y deberás sobresalir frente muchas postulaciones que, seguramente, también poseen una buena carrera y un buen desempeño. Deberás ser el más astuto y colocarte al inicio de la fila de los reclutadores. A continuación, mencionaremos las preguntas más frecuentes:
¿Qué programas de computación has utilizado en tus anteriores trabajos y con cuáles se siente más cómoda?
Con el avance de la digitalización a nivel mundial, el mundo de los programas de computación ha avanzado en gran medida. Una secretaria necesitaba una agenda y un teléfono para poder desempeñar sus funciones principales; sin embargo, con el paso del tiempo, esto ha cambiado y las corporaciones buscan a personas que puedan desempeñar un rol bajo las medidas de digitalización con las que se cuentan en este momento. Por ello, será importante que tengas experiencia con programas de computación, como Word, Excel o PowerPoint, por ejemplo, y que indiques tu nivel de manejo con cada uno
¿Tendrías algún inconveniente con atender el teléfono de la recepción, a la gente que entra a la oficina y realizar las tareas en la computadora?
Tu respuesta determinará tu grado de servicio al cliente o el interés que puedas tener en desempeñar funciones que impliquen el trato con personas. Además, debes tener claro que los aspectos mencionados en la pregunta son funciones muy comunes para una secretaria que debe realizarlos, básicamente, día a día. Por ello, debes ser sincera, pero tener en cuenta que son aspectos y funciones fundamentales para desempeñar, con lo cual deberás estar de acuerdo y no tener ningún inconveniente.
¿Puedes tomar o dar un mensaje telefónico en inglés?
Tener conocimiento de un idioma como el inglés es muy valorado en países como Guatemala. Por eso, es un plus en cualquier ámbito de trabajo y, por supuesto, para las plazas de secretaria no es la excepción. Si posees un diploma o algún estudio en otro idioma, cuénta tu experiencia, explícale el nivel en el que te encuentras y brinda detalles sobre la institución y el curso que posees, para dar validez al tema. Si posees la oportunidad de estudiar este idioma, hazlo, pues te dará muchos beneficios. Por otro lado, recuerda ser siempre sincero y si no eres capaz de realizar esta función en otro idioma, debes decirlo.
Describe tu proceso para llevar una agenda y organizar reuniones
Llevar la agenda y la organización de actividades o reuniones para las jefaturas es una de las acciones más comunes que una secretaria realiza. Por ello, ante esta pregunta, debes responder sobre cuáles son los mecanismos que conoces y que has implementado en otros lugares. Por ejemplo, tu respuesta puede ser: “verifico los salones o espacios disponibles para la reunión, confirmo con la persona interesada y hago un seguimiento para confirmar que dicha reunión se llevará a cabo. Además, confirmo con los directivos o jefes que serán parte de la misma y hago un listado del material que se utilizará en la reunión, para evitar algún inconveniente”. Explicar un proceso será de mucha ayuda, para comprender tu método de trabajo.
¿Cuáles son tus estudios superiores? ¿Has obtenido cursos complementarios?
La profesionalización de muchas plazas laborales es algo que poco a poco se va volviendo prioridad para las empresas. Esto no es una excepción para la plaza de secretaria, ya que se busca contar con personas que puedan desempeñarse de la mejor manera y con el grado más alto académico posible. Al momento de responder, recuerda mencionar las áreas en las que te has preparado, por ejemplo, puedes mencionar que “posees un curso o técnico en secretariado y que posees conocimiento en habilidades administrativas, atención al cliente, excelentes habilidades de comunicación y organización, administración de oficinas”, entre otros.
Durante la entrevista de trabajo, pueden aparecer muchas otras preguntas que dan paso a profundizar más en tu experiencia de trabajo y en la forma en cómo desempeñas tu labor. Por ende, debes estar preparada para responder cualquier cuestionamiento y ser muy honesta y segura de ti misma. Siempre debes tener una actitud positiva y tratar de enfocarte en responder las preguntas lo más tranquila posible, demostrando seguridad en cada una de tus palabras.
Como se mencionó al inicio, estas preguntas son las más frecuentes, pero pueden existir más cuestionamientos, dependerá de cómo se desarrolle la entrevista, cuál sea el interés particular por parte de los reclutadores y cuáles son las expectativas que la misma empresa posee de la plaza que está abierta a competencia entre los candidatos. Guatemala es un país muy competitivo profesionalmente y deberás esforzarte si quieres ser el seleccionado, para desempeñar dicha labor.
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