Preguntas frecuentes sobre Asistente de Compras

Normalmente, este profesional se encarga de apoyar en actividades administrativas que son responsabilidad de la unidad de compras y adquisiciones, como ubicar proveedores, gestionar visitas con clientes, dar seguimiento a solicitudes de compras que requieren otros empleados, etc. 

 

Si bien se trata de una posición auxiliar, ello no implica que esta persona tiene pocas responsabilidades. Normalmente, sucede que no tiene la potestad de tomar ciertas decisiones. Sin embargo, el rol de esta persona es vital para el buen funcionamiento de la unidad de compras. 

 

Las tareas a desempeñar pueden variar según el tamaño y naturaleza de la empresa, por lo que a continuación te compartiremos aquellas que son más comunes en este rubro:

 

• Procesar solicitudes de compra extendidas por las diferentes unidades de la empresa, desde papelería hasta un sistema de seguridad, esta persona se encarga de iniciar el proceso de gestión de compra de cualquier producto o servicio que la empresa debe adquirir.

• Contacto con proveedores para solicitar cotizaciones y evaluar ofertas, para lo cual debe realizar un sondeo de las opciones disponibles en el mercado, para el bien o servicio que se requiere. 

• Seleccionar proveedores y dar seguimiento a la entrega del producto o servicio comprado. 

• Finalizar el proceso de compra, normalmente por medio de un acta de recepción, la cual se traslada al área contable o financiera, para tramitar el pago de la compra realizada. 

Por otro lado, debe mantener comunicación constante con la unidad o colega que ha solicitado la compra, para informarle del proceso. Además, si es necesario, debe involucrar al solicitante al momento de seleccionar al mejor proveedor, así como al momento de evaluar el servicio prestado o la calidad del producto recibido, según sea el caso. 

 

Esta persona está cargo de mantener una comunicación fluida con los proveedores, así como con las personas que han solicitado la compra en particular, para mantenerlos al tanto del estatus del proceso de compra. Además, se encarga de llevar al día el archivo de solicitudes y compras realizadas, las cuales deben estar debidamente respaldadas por cotizaciones formales, procesos de evaluación de proveedores, actas de recepción y demás soportes que la empresa considere necesarios.

 

Además, puede tener a su cargo responsabilidades como el manejo de la caja chica, entrega de cheques a proveedores, solicitud de facturas y archivo de las mismas, etc. Por otro lado, este profesional tiene la responsabilidad de mantener al día una base de contactos de proveedores, organizada por rubro y sector, de manera que pueda identificar con eficiencia a los proveedores idóneos para adquirir un producto o servicio

 

Esta posición requiere habilidades numéricas, organizativas y de atención al cliente, principalmente. Además, es necesario ser una persona con atención al detalle, pues debe evaluar cada una de las compras realizadas, para garantizar que el bien o servicio recibido cumple las necesidades de lo solicitado. 

 

En este sentido, es necesario que la persona que se posiciona como asistente de compras, pueda emplear herramientas como el paquete de office y, de preferencia, tenga dominio de programas específicos para el seguimiento de actividades administrativas y archivo de documentos vinculados al área contable, como lo son las facturas y actas de cierre de procesos. 

 

No siempre es necesario contar con un título para obtener un empleo en este rubro, en realidad depende de qué tantas responsabilidades pretende la empresa delegar en dicha persona. No obstante, las carreras relacionadas a este sector son aquellas vinculadas a la administración de empresas y contabilidad, por lo que suelen buscarse profesionales que posean estudios en dichas áreas.