Contenido
Qué hace una secretaria
Responsabilidades y tareas de una secretaria
Principales ventajas de trabajar como secretaria
Algunas desventajas de trabajar en este rubro
Desde hace décadas, la función de las secretarias es vital para cualquier despacho, empresa o institución. En Guatemala, es común encontrarlas en la recepción de la mayoría de establecimientos. Actualmente, también se les llama asistentes.
En cualquier caso, sus responsabilidades son de gran importancia. Por ello, en los siguientes párrafos profundizaremos al respecto.
¿Qué hace una secretaria?
En general, las secretarias se encargan de actividades administrativas, normalmente de apoyo a dirección o gerencia. Cuando se encuentran en la recepción de un comercio u oficina, también son las personas encargadas de brindar información, atender clientes y visitas, recibir pedidos, entregar quedan o facturas, así como de contestar y transferir llamadas al personal.
Además, pueden apoyar a equipos de trabajo con el contacto a clientes y proveedores, así como con actividades de papeleo que sean requeridas por los demás empleados.
Responsabilidades y tareas de una secretaria
Entre las principales responsabilidades de una secretaria, podemos mencionar:
• Seguimiento de la agenda del gerente o director ejecutivo.
• Contesta llamadas telefónicas y las transfiere.
• Se encarga del envío, recepción y archivo de correspondencia.
• Apoya con la organización de reuniones y eventos designados por la gerencia o jefatura de la empresa o institución.
• Se encarga de gestionar reservaciones.
• Canaliza las solicitudes de información, que se reciben tanto por medio de correos como llamadas telefónicas.
• Atiende clientes y visitas.
• Apoya con tareas administrativas, como la gestión de impresiones, fotocopias y escaneo de archivos.
• Suele encargarse de la distribución e inventario de material de oficina.
• En ocasiones, tiene a su cargo el manejo de caja chica para el pago inmediato de proveedores, así como la compra de insumos como agua, papelería, etc.
Principales ventajas de trabajar como secretaria
• La mayoría de veces, se trata de una posición estable, que permite trabajar y, en ocasiones, ascender dentro de la empresa, permaneciendo en la misma durante mucho tiempo.
• Cuando se domina un segundo idioma, es posible aspirar a plazas con un salario mayor. Se recomienda dominar inglés tanto a nivel oral como escrito.
• Por lo general, es una posición que no requiere trabajar fuera del horario laboral.
Algunas desventajas de trabajar en este rubro
• Es necesario contar con experiencia previa, sobre todo si se busca trabajar directamente con gerencias y jefaturas.
• Debes mostrar ser alguien de fiar, ya que esta posición maneja mucha información confidencial.
• Es una posición que normalmente se atribuye a las mujeres.
• La presentación es fundamental para este tipo de plazas, pues las empresas suelen buscar secretarias con buena apariencia y que sean amables y proactivas.
Sguientes pasos:
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Conoce más sobre las habilidades de una secretaria
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