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¿Qué hace una recepcionista?
¿Cuáles son las funciones de una recepcionista?
Las grandes empresas y grandes empresarios dependen, en gran medida, de personas que trabajan en cargos medios, pero que son de suma importancia para el funcionamiento de la misma.
Generalmente, se le da más importancia a directivos o presidentes de una empresa, pero en el trabajo del día a día hay personas que deben desempeñar una labor muy significativa, para que todo marche a la perfección.
Este es el caso del cargo de recepcionista, pues es una pieza importante en la vida laboral de cualquier jefe o gerente, pues debe estar al pendiente de sus actividades.
¿Qué hace una recepcionista?
La recepcionista es la persona que tiene, usualmente, el primer contacto con los visitantes, clientes o proveedores de una institución. Debe guiar a las personas que llegan y dar una bienvenida calidad a cada una de las personas que asiste.
Esto es importante, pues la experiencia que se tiene al llegar a un lugar es muy importante y, definitivamente, incide en la imagen que una persona puede crearse sobre una institución, a partir del trato que recibe por parte de la recepcionista. Por ello, es importante desempeñar la labor de manera amena y cálida, además de respetuosa y cercana.
En Guatemala existen muchas empresas donde las recepcionistas no solo desempeñan esa función, sino, además, cumplen tareas que están más ligadas al área administrativa. Así, llegan a ser asistentes de ciertas jefaturas o áreas, con el fin de colaborar y agilizar el trabajo que se tiene en las mismas.
Esta plaza es muy importante para los empresarios, ya que es necesario contar con una persona que reciba a los visitantes y los atienda de la mejor manera, para evitar malentendidos o aspectos que puedan resultar negativos para la empresa y sus accionistas.
¿Cuáles son las funciones de una recepcionista?
1. Recibir llamadas y correos electrónicos. Esta es una de las funciones más comunes para una recepcionista. En general, su equipo de trabajo se compone por una agenda, un teléfono y una computadora.
Esto se debe a que es la encargada de recibir información por parte de clientes externos, tomar mensajes y distribuirlo entre las personas pertinentes. En el caso del correo, la dinámica suele ser parecida, pues hay personas que envían material importante o bien hacen consulta sobre la empresa y debe estar a cargo de dar respuesta a cada consulta que llega.
2. Agendar citas u organizar documentación. Esta función dependerá del lugar de trabajo o de la dinámica que se tenga, pues generalmente es una tarea más enfocado para una persona que está en el área de la administración. Sin embargo, es importante esta labor, pues el hecho de recibir información sobre citas o reuniones es muy importante.
Por ende, es indispensable contar con una persona que sea organizada y que pueda manejar información, incluso, que pueda ser confidencial o importante, ya que no es algo sencillo tomar datos o manipular documentos que no pueden estar en manos de cualquier persona.
3. Registrar y notificar sobre visitas a la empresa. Como se mencionó al inicio, la recepcionista es la persona que tiene el primer contacto con los visitantes. Por ello, se vuelve en el primer filtro, para poder visitar a otras áreas o jefaturas dentro de la empresa.
En algunos casos, la recepcionista cuenta con una agenda donde se registran las visitas y lleva control de las mismas, pues debe notificar a la persona que será visitada y saber si esta accede o no a la misma. Por ello, también tienen a cargo solicitar documentación y entregar carnés de visitante a quienes llegan al lugar.
4. Solicitar material y firmar cuando se reciben. Generalmente, otra de las funciones que se desempeñan son la solicitud de materia prima de carácter administrativo y firmar de recibido cuando llegan.
Además, en algunos casos, están capacitadas para facturar o recibir y entregar cheques a quienes lo solicitan. Por supuesto, estas tareas son un tanto más específicas y es necesario recibir algún tipo de entrenamiento, para poder superar alguna dificultad que se presente, sobre todo en caso de entregar y recibir cheques, pues es dinero que la empresa debe cuidar y no entrega en manos de cualquier persona.
Como se mencionó al inicio, la labor de una recepcionista es bastante importante y sus funciones dependerán del lugar de trabajo donde se desarrolle. Es recomendable conocer cada una de las actividades que se deben realizar, para poder estar preparado al momento en que se te solicite o en el que apliques para una plaza de trabajo.
Recuerda que es una plaza que requiere mucho compromiso y confianza, pues son tareas que, aunque a simple vista pueden resultar “fáciles” de ejecutar, requieren de mucho interés y esfuerzo de tu parte, para evitar algún incidente dentro de la empresa.
Guatemala es un país donde esta plaza es muy solicitada y donde se brindan muchas oportunidades. Recuerda que, si deseas desempeñarte en este sector, tienes que hacerlo con la mayor motivación posible y con el deseo de contribuir para el éxito de la empresa.
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