Contenido
Beneficios de ser multitasking
Características de un multitask
¿Cómo afecta el trabajo excesivo?
Desventajas de ser multitasking
El síndrome de burnout
Resultados de baja calidad
¿Cuál es la profesión mayormente afectada?
¿Como administrar mejor las tareas?
Consecuencia de la sobrecarga laboral
En la era de la tecnología, la humanidad cree tener habilidades similares a las de un computador, es decir con capacidad de realizar muchas actividades a la vez, a gran velocidad como pensar y responder al mismo tiempo.
La capacidad de hacer muchas cosas a la vez es definida como multitasking, este es un término utilizado en la informática para referirse al momento en que el CPU ejecuta, de manera independiente, procesos diferentes.
En el ámbito laboral, multitasking es la habilidad hacer muchas tareas de forma "eficiente" y "economizando tiempo". Algunos se consideran multitask o multitarea por tener la habilidad de repartir su atención a varias actividades al mismo tiempo.
En Guatemala no existe una cifra exacta de los trabajadores que realizan múltiples tareas al mismo tiempo en su puesto laboral, pero “en el mercado estadounidense, 4 de cada 10 empleados reconocen que su primer pendiente al llegar a su oficina es revisar su mail, mientras realiza dos o tres tareas a la vez”, de acuerdo a una encuesta realizada por América Online.
Beneficios de ser multitasking
Para la empresa
Ahorro de costos en recurso humano, en lugar de contratar a varios profesionales, contratan a uno que haga el trabajo de varios.
Para los profesionales
•Ser multifuncional.
•Aprender a trabajar bajo presión.
•Adquisición de conocimientos sobre diferentes actividades: si eres capaz de aprender varias tareas, esto te puede servir para escalar laboralmente.
Características de un multitask
Auto-motivado
Asumir la responsabilidad de todas sus tareas y trabajar por satisfacción propia y no necesariamente por un incentivo económico adicional.
Trabajar sin necesidad de supervisión de superiores
Ser capaz de cumplir todas las responsabilidades sin que haya alguien que recuerde todas las tareas por hacer.
Cumplir con plazos
El hecho de que haya mucho trabajo por realizar, no es justificación para demorarse con la hora o día de entrega.
¿Cómo afecta el trabajo excesivo?
Hacerse cargo de tantas responsabilidades puede traer como consecuencia trabajo de mala calidad, debido a que ninguna de las tareas se ejecuta con la atención que necesitan.
El exceso de trabajo es perjudicial para todo trabajador, cualquiera que sea el cargo que se desempeñe,
el cansancio, la irritabilidad y la falta de concentración finalmente llegaran después de un tiempo de trabajo arduo.
Las computadoras están hechas para realizar múltiples tareas a la vez, ejecutar varios programas sin mezclar la información de uno con el otro, pero los seres humanos trabajan bajo motivación y cuando el cansancio llega la productividad se ve afectada.
Las empresas requieren personal que esté dispuesto a aceptar desafíos, aceptar retos, pero algunos profesionales toman esto como: “debo decir que puedo hacer muchas tareas a la vez, que estoy dispuesto a hacer todo lo que se pida, que debo triplicar mi esfuerzo, debo aceptar toda responsabilidad para mantenerme el empleo”.
De acuerdo a un estudio realizado por Journal of Experimental Psychology: “la mente se vuelve más lenta cuando se cambia entre las tareas”. Las personas presentan dificultad para concentrarse, tardan aproximadamente entre diez a veinte minutos para pasar a la otra tarea, este tiempo perdido podría estar costando a la empresa hasta en un 20 a 40 por ciento de sus ingresos.
Desventajas de ser multitasking
Abarcar demasiadas tareas laborales afecta en 3 grandes áreas:
Tiempo
Cuando hay mucho trabajo por hacer, lo que nunca sobra es el tiempo, los profesionales invierten más tiempo de lo que se ha estipulado en su contrato. Algunos evaden, unos olvidan y otros desconocen que de acuerdo al artículo 116 del capítulo tercero denominado Jornadas de trabajo del
Código de Trabajo de Guatemala “La jornada ordinaria de trabajo efectivo diurno no puede ser mayor de ocho horas diarias, ni exceder de un total de cuarenta y ocho horas a la semana. La jornada ordinaria de trabajo efectivo nocturno no puede ser mayor de seis horas diarias, ni exceder de un total de treinta y seis horas a la semana”.
Trabajar más horas no es sinónimo de hacer bien el trabajo, puede que el profesional permanezca demasiadas horas en su oficina pero que ni así logre completar todo el trabajo pendiente. Trabajar más horas de las acordadas solo afecta el tiempo de ocio y descanso, tiempo libre para realizar las actividades personales.
Salud
“Abarcar mucho trabajo para ti mismo” puede crearte
"Adicción al trabajo" conocido también como
"Workaholics", de acuerdo al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), la adicción al trabajo puede presentarse de forma consciente o inconscientemente, “haciendo que la persona afectada enfrente problemas de salud física y emocional causando el 40% del ausentismo laboral.”
Una persona con problemas físicos y emocionales que con frecuencia se encuentre incapacitado por problemas de salud no puede rendir de igual forma, el trabajo no se completara a tiempo y las responsabilidades serán relegadas a otro que probablemente desconozca a totalidad el tema o la forma de trabajo.
Investigadores de la Universidad de California (UCLA) descubrieron que “el comportamiento multitasking crea una lucha entre dos partes del cerebro. Al realizar múltiples actividades, se da una batalla entre el hipocampo -encargado de guardar y permitir recordar información- y el telencéfalo, responsable de las tareas repetitivas. El resultado es que realizar variadas tareas baja la capacidad para recordar las cosas que se acaban de hacer, o se procede mal”.
•Depresión
•Fatiga crónica
•Insomnio o sueño intranquilo
•Daños a la memoria
•Agresividad
•Trastornos sexuales
•Ansiedad
•Dolor de cabeza
•Dolores musculares, especialmente en cuello y espalda
•Migraña
•Gastritis
•Dispepsia (enfermedad que afecta la digestión)
•Colitis (Inflamación del colon)
•Irritabilidad
•Mal humor
•Infarto al miocardio
•Adicciones de diferente tipo
•Inapetencia o excesos alimenticios
•Apatía hacia el trabajo
•Bajo rendimiento laboral
•Neurosis y psicosis (en casos graves)
El síndrome de burnout
La salud de algunos profesionales también se ve afectada por el síndrome de burnout, un padecimiento provocado por el desgaste profesional, considerado como la fase avanzada del estrés profesional.
“En una investigación realizada a una muestra de 11.530 profesionales de la salud residentes en España y América Latina, se constató que la prevalencia de Burnout en este tipo de profesionales fue de 4,5% en Guatemala”.
Pero te preguntaras ¿cómo saber si el exceso de trabajo no te permite realizarte profesional o personalmente?
Síntomas específicos
•Psicosomáticos: fatiga crónica, trastornos del sueño, úlceras y desordenes gástricos, tensión muscular.
•De conducta: absentismo laboral, adicciones (tabaco, alcohol, drogas)
•Emocionales: irritabilidad, incapacidad de concentración, distanciamiento afectivo.
•Laborales: menor capacidad en el trabajo, acciones hostiles, conflictos.
Resultados de baja calidad
Existen diferentes razones por las que se considera que el que muchas funciones desarrolla, poco trabaja, entre ellas están:
•Al responsabilizarse de muchas actividades no se le presta la atención que se merece cada una, pues en ésta forma de trabajo, lo importante es salir del compromiso.
•El proceso de aprendizajes es más lento, pues con la fatiga se es poco productivo.
•Falta de criterio para seleccionar prioridades, considera que todo debe salir lo más pronto posible, realiza un poco de todo y finalmente tiene todo el trabajo a medias.
¿Cuál es la profesión mayormente afectada?
En cualquier profesión se puede dar esta problemática, pues no solo depende de la ocupación, sino también de la empresa, del jefe, del equipo de trabajo y sobretodo de ti, pero en la mayoría de casos sucede más en el área de “servicio al cliente”, cuando se comparte un espacio físico y a la vez se interactúa con los cliente por medio de una plataforma virtual como el correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, videoconferencias, fax, redes sociales, etc.
¿Como administrar mejor las tareas?
Priorizar
Primero lo primero, es decir lo más urgente es la primera tarea a desarrollar. Para identificar la tarea principal que se debe realizar es aconsejable hacer una lista de todas las tareas que tengas pendientes, clasificarlas como la más urgente, las menos urgentes y las no urgentes.
Calendarizar
Para no olvidar que es lo más urgente, es importante realizar un calendario donde se coloque el día y la hora en la que debe estar listo cada actividad. Asimismo calendarizar la hora en que se debe realizar cada actividad.
Estimar el tiempo para realizar cada tarea
Divide el número de tareas que tienes asignadas, divídelas entre tus horas laborales de acuerdo a la cantidad de tiempo que requiere cada actividad, esto servirá para ajustar tu horario de trabajo de acuerdo a las tareas pendientes y no dedicar más del tiempo requerido en una misma actividad.
Uno a la vez
No trates de hacer todo al mismo tiempo, es mejor asegurarte de haber terminado una actividad antes de iniciar otra, pues con todo a medias puedes confundirte u olvidar algo.
Delegar
Si eres jefe es momento que tomes el papel de líder, organizando todas las tareas por realizar y asignándolas en el equipo de trabajo.
Fijar metas alcanzables
Antes de asumir una nueva responsabilidad es necesario asegurarse que la meta propuesta no sea utópica.
Aprender a decir “no”
Evaluar las responsabilidades que ya se poseen y si el tiempo y las condiciones laborales no te permiten comprometerte con una actividad más, entonces es el momento de decir “no”, más vale ser sincero que dejar el trabajo inconcluso o mal hecho.
Realizar actividades de esparcimiento
Darte un par de minutos de descanso no te vendría mal, por ejemplo: al terminar una de las tareas asignadas podrías levantarte de tu asiento, estirarte un poco, sonreír y prepararte para iniciar con la siguiente actividad, que el trabajo no se transforme en la única actividad a desempeñar.
Despejar la mente
Para tener presente todo lo que se debe hacer y no dejar de lado ningún detalle es necesario que dejes de poner toda la confianza en tu mente y recurras a otras herramientas como un bloc de notas, un calendario, una agenda o una 'personal digital assistant' (PDA) es decir una agenda electrónica de bolsillo que te ayude a recordar las citas importantes o actividades por hacer que tienes pendientes.
Agrupar las actividades por su similitud
Por ejemplo, asignar una hora específica para “contactar a los clientes”, aquí pueden intervenir actividades similares como llamadas telefónicas, correos electrónicos, envío de fax.
Desconéctate de las redes
Si estás en horas laborales, es aconsejable que no estés pendiente de cada notificación que llegue a tus redes sociales, correo electrónico, mensajería instantánea o cualquier medio de interacción que te haga perder la concentración.
Cuidado con la música
Muchos profesionales afirman que logran mejores niveles de concentración si escuchan música mientras trabajan, si eres uno de ellos no abuses con el volumen, no estés intentando aprender la letra o estar buscando información o noticias de última hora sobre tu cantante o banda favorita.
Evita comer a toda hora en el escritorio
Pasar pensando en que comer, ir por una galleta, un jugo puede robar tiempo de trabajo y perjudicar tus hábitos alimenticios y tu salud.
Respeta tu tiempo de relajación o comida
“Cada cosa en su lugar”, si es la hora de almuerzo no te quedes tratando de avanzar, pues mal comido no podrás rendir de igual forma. Sé respetuoso hasta con tus horarios de alimentación.
Finalmente, podrás darte cuenta que el que mucho trabajo se auto asigna o se deja asignar, poco trabajo podrá terminar, lo mejor es ser consciente de hasta donde se puede cumplir, sino puedes ser una víctima más de muchas enfermedades físicas y mentales.
Consecuencia de la sobrecarga laboral
En conclusión, las consecuencias de este actuar son:
•Exceso de trabajo
•Sobre esfuerzo que puede causar infinidad de enfermedades.
•Desmoralización
•Pérdida de amor a la profesión
•Problemas con los superiores.
En alguna etapa de la vida laboral todos los seres humanos sienten presión, cansancio, desilusión en su puesto laboral, pero en tus manos está permitir que ese “descenso” sea momentáneo o que te lleve a padecer de Burnout, que al parecer podría ser la enfermedad profesional del siglo XXI.
No olvides que no se trata de subestimar tus habilidades pero si de ser consciente en lo que puedes realizar y lo que no podrás ejecutar por razones de tiempo o condiciones físicas.
Autor: Tecoloco Guatemala
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